Algumas pessoas despreparadas na tentativa de ganhar dinheiro trabalham em cerimonial de eventos sem saber ao certo o que cada função faz cometendo algumas gafes e alguns casos até infrações, pois em eventos como congressos (por exemplo) existe uma lei brasileira (desde a década de 70) que a realização deve ter na equipe organizadora pelo menos um representante de uma dessas categorias profissionais: Turismólogos; Relações Públicas (RP); e o graduado em Secretariado; além das entidades de classes e associações. Em um cerimonial mais formal existem várias funções para o bom andamento de um evento e para evitar confusões abaixo existem algumas das mesmas com uma breve descrição da atividade, sendo essas:
* Mestre de Cerimônia = Pessoa que faz a abertura oficial do evento no microfone dentro de um script e do protocolo de procedência, chama para pronunciamentos ou registra presença de autoridades de acordo com o contexto do evento.
* Mesa = Pessoa que puxa as cadeiras das autoridades de uma mesa (quando houver) dentro do rito apropriado; Fica dando suporte ao mestre de cerimônia; Serve água aos componentes da mesa e ao mestre de cerimônias;
* Volante(s) = Fica andando por todo o evento atento aos detalhes para evitar eventuais imprevistos; Esta pessoa fica sempre em parceria com o coordenador do cerimonial.
* Secretaria (credenciamento e certificados) = Responsável para entregar material aos participantes do evento; O local destinado para essa atividade não deve ser dentro auditório para não tumultuar a entrada e sim em áreas periféricas próximas ao auditório.
* Recepcionistas (portaria) = Fica ao lado da porta, dando as boas vindas para as pessoas presentes; Pode conduzir os presentes e autoridades até o local no qual deverão sentar, de forma alternada, mas nunca deixar a portaria sozinha; => Informa ao(s) volante(s) o nome das autoridades que chegaram ao local.
